Le secrétariat médical
Intégrer un secrétariat médical requiert sérieux, sens des responsabilités et pédagogie. Le secrétariat médical est au centre de la plaque tournante d'un cabinet ou d'une maison médicale. Le secrétariat médical est le pivot de la relation entre le médecin, le patient et l'institution. Composer un secrétariat médical demande, aux personnes le composant, un certain nombre de qualités.
Un secrétariat médical doit être attentif aux demandes des patients, il doit prendre des initiatives, aussi, être discret, secret professionnel oblige. La force morale fait parti du profil d'une bonne équipe de secrétariat médical. En effet, les personnes intégrant un secrétariat médical doivent avoir des prédispositions morales pour accompagner et soutenir les patients. Un secrétariat médical doit centraliser les dossiers médicaux et maîtriser l'outil informatique.
Pour des raisons de coût et de compétences professionnelles, le télésecrétariat médical est la solution la mieux adaptée pour les médecins généralistes et spécialistes. De plus en plus de médecins font confiance aux qualités d'un télésecrétariat médical et sont satisfaits de ses services.
Description des tâches du secrétariat médical :
- Le secrétariat médical veille au bon fonctionnement du cabinet médical. Le secrétariat médical tient le standard téléphonique. Le secrétariat médical répond aux demandes des patients, les informe des horaires de visites au cabinet ou à domicile. Le secrétariat médical prend les rendez-vous avec le ou les médecins composant le cabinet médical et gère leurs agendas.
- Une équipe de secrétariat médical doit savoir juger de l'urgence d'une situation. Le secrétariat médical doit conserver les coordonnées des personnes afin de décommander un rendez-vous si une urgence oblige le médecin à revoir son emploi du temps. Le soir, le secrétariat médical sert aussi à sortir les dossiers des patients du lendemain et doit imprimer un listing des rendez-vous.
- Une bonne équipe de secrétariat médical doit s'adapter à la personnalité des médecins avec lesquels il travaille. Le secrétariat médical est chargé d'accueillir les patients à leur arrivée au cabinet, les introduit en salle d'attente et auprès du médecin. Un secrétariat médical accueil également les délégués médicaux, chargés d'informer les médecins sur de nouveaux médicaments. Un bon secrétariat médical assure la saisie des comptes-rendus de consultation ou postopératoires.
- De plus en plus, un secrétariat médical doit procéder à une gestion informatisée des dossiers médicaux des patients. C'est le personnel du secrétariat médical qui archive les dossiers médicaux. Les médecins sont tenus de conserver ces derniers pendant une période de 10 à 30 ans. Un secrétariat médical s'occupe également de la petite gestion administrative du cabinet (factures d'électricité, fiches de salaires…).
- Le secrétariat médical doit être douée d'un grand sens de l'organisation et acquérir une bonne connaissance du milieu médical dans lequel elle travaille. Connaître le sens et l'orthographe des termes techniques utilisés par les spécialistes entre dans les compétences d'un secrétariat médical. Par ailleurs, sa discrétion est essentielle car le secrétariat médical est, comme le médecin, soumise au secret professionnel.