Archivage papier
Alors que la réglementation impose au médecin de garder au moins 10 ans ses dossiers patients, Télésecrétariat médical propose comme solution, pour un dossier qui n'est plus utilisé, l'archivage papier ou électronique (numérisation de dossier).
Particularité du dossier médical : Ca durée de conservation réglementaire.
Le médecin doit, de plus en plus, se protéger juridiquement. En cas de mise en cause de la responsabilité médicale, il existe un long délai pendant lequel le patient peut porter plainte.
L'archivage papier : une fonction indispensable
L'obligation de conserver les dossiers médicaux sur une longue durée rend très difficile et dangereuse la suppression d'un dossier médical.
En l'absence d'archivage papier, le médecin doit conserver dans sa base de données tout dossier médical contenant au moins une consultation.
L'absence d'une fonction d'archivage papier a pour conséquence d'amasser de manière démesurée les dossiers et atteindre une taille complètement disproportionnée avec le nombre de dossiers réellement " actifs ".
Au fil du temps, cette situation ne fait qu'empirer malgré les "sauvegardes" d'archivage papier, l'accès aux dossiers informatiques des patients devient de plus en plus compliqué.
Pour ces raisons, différents types d'archivage de dossiers sont proposés, et indispensable aux médecins.
L'archivage papier
L'archivage papier consiste à imprimer le dossier médical, sur un papier, en espérant que le papier et l'encre utilisé résistent à l'épreuve du temps. L'archivage papier a comme avantage de donner un accès clair aux données du dossier. Autre avantage de l'archivage papier, la lecture du dossier ne dépend pas d'un logiciel.
L'archivage papier est un service proposé par Télésecrétariat médical.
L'archivage papier présente néanmoins plusieurs inconvénients :
- Pour les dossiers anciens et chargés, la consommation d'encre et de papier est très coûteuse.
- L'archivage papier soulève un problème de stockage. L'accumulation d'archives pendant plus de dix ans, exige une pièce dédiée à l'archivage papier.
- En cas de nécessité de reprendre le dossier du patient (salariés mutés qui reviennent, par exemple) il faut tout ressaisir.
L'archivage informatique ou numérisation de dossier
L'archivage des documents électroniques correspond à l'idée de pérennité de l'information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c'est à dire identique en tout point à celle de son origine.
L'archivage papier laisse peu à peu la place à la numérisation de dossier. Cette technique permet d'extraire le dossier du patient de la base de données pour en faire une copie.
Le besoin d'exploiter les informations d'un dossier archivé peut se faire sentir à tout moment. Contrairement à l'archivage papier, qui nécessite plus de temps et d'organisation, l'archivage numérique permet d'accéder facilement au dossier.
A l'inverse de l'archivage papier, la numérisation de dossier permet de ressortir un dossier des archives s'il est nécessaire de le consulter.